Компании растрачивают время и навыки своих сотрудников. На инновации нет времени

В последние несколько месяцев я наблюдаю на рынке одну и ту же картину: в современной компании есть дорогие машины и идеально управляемое производство. Фирмы фокусируются на оцифровке основных производственных процессов, но 80% возможностей для повышения эффективности лежит в области оцифровки вспомогательных процессов. И как ни парадоксально, 80% компаний вообще не занимаются этим вопросом.

Если сложить неэффективность передачи информации и взаимодействия между отделами, то получается, что сотрудники тратят время и навыки впустую.

Так что же является главным препятствием? Сотрудники перегружены оперативными задачами, и у них нет времени на инновации. Или же из-за самой работы им некогда думать о том, как сделать ее лучше. Но это не значит, что они не видят проблем, совсем наоборот. Просто зачастую они сами не могут разработать лучший подход.

Нетехническим командам, таким как управление проектами, маркетинг, HR или финансы, нужны более эффективные способы тесного взаимодействия в рамках всей компании и развития сотрудничества. Часто это можно сделать, просто используя существующие программные инструменты.

Слишком много работы, недостаточно инноваций
Представьте себе компанию, которая на первый взгляд работает отлично, у нее есть заказы, есть продажи. Производство идет полным ходом. Нехватка мощностей решается просто увеличением количества работы. На производительность оказывается давление. Перед людьми лежит куча требований, и они интуитивно обращают внимание на самые срочные из них, чтобы продемонстрировать эффективность работы и подстраховаться, независимо от реальной пользы.

Руководство часто не понимает, что люди так устроены: они подчиняются установленной культуре работы, которая рассматривает их деятельность с помощью графиков и контрольных проверок. У таких людей нет мотивации инициировать изменения или улучшения, когда их оценивают по результатам работы, а не по вкладу. Они продолжают толкать квадратное колесо.

Часто кажется, что увеличение количества программного обеспечения решит проблему перегруженности сотрудников, и все стремятся в первую очередь исправить ситуацию или полностью все заменить. На самом деле проблема обычно кроется в процессе или культуре компании. Правильная организация культуры, процессов и программного обеспечения — это ключ к цифровой трансформации. Это треугольник, три вершины которого должны быть правильно сбалансированы.

Цель состоит в том, чтобы люди не носили задачи и информацию в голове или в ежедневнике, а прозрачно обменивались ими в рамках всей структуры. Так они смогут экономить время, а не выполнять дублирующие и повторяющиеся действия. Люди хотят заниматься тем, что им нравится, имеет смысл и приносит большую добавленную стоимость.

Однако важно, чтобы все коллеги знали свои приоритеты и не были перегружены оперативными задачами, которые в итоге ничего не дают.

Практический пример
Типичный пример неправильного подхода к цифровизации можно найти в истории одной компании, работающей в сфере производства строительных материалов. Компания боролась с частыми задержками сроков и превышением бюджета по проектам.

Основная проблема заключалась в несогласованном канале получения заказов и системе передачи информации и документов в процессе их выполнения. Поэтому клиенты воспринимали компанию как медленную и дорогую.

Один из процессов, используемых фирмой при внедрении, не работал, и не было места и мотивации для инноваций. Кроме того, люди не понимали своей миссии и цели, между командами существовали дисфункциональные отношения, а метрики успеха отсутствовали.

Чтобы упростить ситуацию, мы начали работать над устранением самой острой проблемы — несвоевременных и дорогостоящих проектов. Это происходило из-за того, что компания бралась за проекты с нереальными сроками и бюджетом, а также перегружала ключевых специалистов, занимавшихся внедрением в течение длительного времени.

Лидеры часто не понимают, что цифровая трансформация обязательно связана с культурными преобразованиями и изменением представлений о полноценном сотрудничестве. Суть цифровой трансформации заключается не только в использовании программного обеспечения, но и в изменении отношения людей к сотрудничеству и коммуникации.

Подумайте, все ли в вашей компании понимают, каковы ваши общие цели, и достигаете ли вы их с помощью правильных действий. Работают ли отдельные команды над задачами, которые ведут к достижению общих целей, и не перегружены ли они операционными вопросами.

Интересуйтесь тем, что мешает вашим сотрудникам работать, знают ли они свои приоритеты и есть ли у них время на их решение. Создайте прозрачность и обеспечьте людям легкий и быстрый доступ к информации. Убедитесь, что команды работают сообща и результаты их деятельности движутся в одном направлении. 

Как только вы начнете выполнять эти домашние задания, вы будете на пути к запуску настоящей цифровой трансформации.