Экономия, престиж и желание дать сотрудникам больше. Компании выбирают «гибкие» офисы по разным причинам

Аренда пустого офиса, его дорогостоящее оснащение, расходы на его эксплуатацию и, возможно, в будущем, когда компания не сможет в нем разместиться, решение вопроса о переезде в более просторный офис. Классический подход получил ощутимый удар во время пандемии, вызвавшей бум работы на дому. Предприятия и сотрудники быстро привыкли к гибридным режимам работы, и растет спрос на способы получения представительских помещений по разумной и предсказуемой цене, в которых команда может комфортно работать и которые соответствуют потребностям бизнеса.

По данным чешских офисов компаний Regus и Spaces, входящих в группу IWG и управляющих офисами в 20 городах Чешской Республики, в последние годы «гибкие» офисы пользуются все большим интересом. Причины, по которым компании выбирают варианты «гибких» офисов, разнообразны. «Это может быть способ сэкономить на операционных расходах, в других случаях компания не может позволить себе отдельный офис по престижному адресу, а некоторые наши клиенты просто хотят создать для своих сотрудников продуктивную и энергичную среду. Гибкость, производительность и экологичность также играют свою роль», — объясняет Карел Пелан, региональный менеджер IWG (International Workplace Group) в Чехии и Словакии.

Группа IWG предлагает клиентам широкий спектр офисных решений. Компании могут полностью адаптировать арендуемое помещение, начиная с планировки и цветовой гаммы и заканчивая типом рабочих столов и офисных принадлежностей, в зависимости от конкретных потребностей, включая переговорные комнаты, открытые пространства или частные приемные. «Благодаря этому гибкая аренда офисов достигает уровня собственного пространства с превосходными удобствами. И все это за прозрачную ежемесячную плату, с нулевыми предварительными инвестициями и дополнительными обязательствами всего за один месяц», — добавляет Пелан.

О том, что выбор «гибких» офисов обусловлен различными мотивами, свидетельствуют слова представителей пяти компаний, которые в настоящее время базируются в одном из центров Regus. Например, команда цифрового агентства Advisio с самого начала пользовалась общими рабочими местами в открытом коворкинг-пространстве. «Но в 2023 году мы решили арендовать более просторный специализированный офис. Мы не хотели терять общее пространство, но иногда закрытая дверь бесценна», — объясняет Лада Пегржимкова, руководитель Advisio.

Парковочные места, центральный ресепшн и повторная аренда
Помимо расположения в Праге, важную роль в ее решении сыграли частная стойка регистрации и возможность использования переговорных комнат. «По соотношению цены и качества "гибкий" офис был явно лучше, чем наш собственный офис, который нам пришлось бы оборудовать и обеспечивать всем самостоятельно, и даже лучше, чем предложения конкурентов. Немаловажную роль сыграли и имеющиеся в нашем распоряжении переговорные комнаты», — говорит Пегржимкова после года работы в офисе, который она спроектировала в соответствии со своими собственными идеями, основанными на визуализациях и планах. В то же время она высоко оценивает тот факт, что ее сотрудники могут работать в любом офисе Regus в Чехии и за рубежом, находясь в командировках, а также пользоваться переговорными комнатами.

Чешский филиал компании Bio-rad, занимающейся диагностикой в сфере здравоохранения, столкнулся с другой ситуацией, когда в середине прошлого года решил переехать в офис Regus на Панкраце (Прага). «У нас есть офисы, которые мы используем лишь время от времени, а большую часть дня наши сотрудники работают непосредственно с клиентами. Мотивом для переезда стало сокращение расходов, поскольку с предыдущим арендодателем нам не удалось договориться о сокращении штата или переезде в меньшее помещение», — объясняет Ондржей Скала, управляющий директор чешского офиса Bio-rad.

Его главным желанием было остаться в районе Панкрац, но он также считает важным преимуществом возможность пользоваться общей приемной данного филиала: «Мы упразднили должность секретаря, потому что в офисе часто никого не бывает. Мы рады, что, например, центральный ресепшн берет на себя доставку почты. Общие затраты по сравнению с арендой собственного помещения были сопоставимы, если не немного лучше».

Эстетическая клиника Erilen Aesthetic также делает ставку на «гибкий» офис. Однако она использовала вышеупомянутую «гибкость» таким образом, о котором большинство клиентов из бизнеса и ИТ-компаний даже не подумали бы. «Год назад мы переехали в центр Dynamica Waltrovka с одним особенным требованием. Мы использовали часть центра для услуг по уходу за телом и красоты», — говорит Ян Стокласа, руководитель клиники.

Они получили много сопоставимых предложений, но остановили свой выбор на Regus, основываясь на отличном личном опыте общения с торговым представителем, с которым они уже сотрудничали при аренде помещения в другом пражском филиале сети Regus.

Стокласа видит будущее офисов в общих открытых концепциях. «В центрах Regus хорошо продумано общее пространство. Открытые офисы в рамках одной компании больше не имеют смысла, и я вижу будущее, вероятно, в общественных центрах, которые будут оснащены общими службами. Это схожая тенденция с жильем в развитых странах, где жилая площадь сама по себе минимальна, а многофункциональный многоквартирный дом предлагает множество общих пространств и услуг», — добавляет Стокласа.

Не только Прага, но и регионы
Популярность «гибких» офисов является доминирующей тенденцией не только в Праге, компании в Остравском регионе также выбирают этот путь. «Прошлой осенью мы быстро переехали из маленького и неприспособленного помещения в недавно открывшийся Platan Offices в центре Остравы», — делится опытом Радим Кашпарек, главный операционный директор Analytics Data Factory, технологической компании, которая занимается оцифровкой и автоматизацией розничных услуг, как правило, в продуктовых магазинах.

Его команда искала помещения с хорошей транспортной доступностью и возможностью парковки, но обязательным условием были и более широкие дополнительные услуги, такие как возможность аренды переговорных комнат, оборудованной кухни или печати. Кроме того, необходимо было предусмотреть возможность дальнейшего расширения команды в этом помещении. «Компания Regus предоставила нам наиболее выгодное предложение, которое соответствовало всем критериям. И я должен сказать, что на данный момент мы полностью удовлетворены», — добавляет Кашпарек.

Остравское отделение немецкой компании Swiss Steel, одного из важнейших европейских поставщиков металлургических материалов, также искало легкодоступные помещения в центре Остравы — в частности, небольшой офис площадью до 15 квадратных метров. Хотя цена офисов Regus была выше, чем у других рассматриваемых вариантов, именно полное оснащение офиса, отличная транспортная доступность и два зарезервированных парковочных места стали решающими факторами.