Компании cмогут оформлять на работу в электронном виде

Информационное обязательство, пересмотр функционирования соглашений о выполнении работы и трудовой деятельности или обязательные соглашения о работе на дому. За последний год компаниям пришлось разбираться со многими из этих вопросов, касающихся сотрудников, чтобы избежать потенциальных санкций. Однако пакет поправок в Трудовой кодекс от октября 2023 года включает норму, которая только сегодня начинает появляться на повестке дня. Она не грозит никакими санкциями, но открывает новые возможности для всех работодателей.
 
«Если коротко, то теперь можно в электронном виде урегулировать между работодателем и работником то, что было немыслимо на протяжении многих лет. Хотя Трудовой кодекс не запрещал заключать электронные договоры, он значительно усложнял способы электронной доставки, что делало эту возможность труднодоступной на практике. Поправки исправляют ситуацию, и теперь можно заключать трудовые договоры или соглашения в электронном виде и даже разрывать их в электронном виде», — говорит адвокат Даниэль Вейсада из PRK Partners. По его словам, это открывает компаниям возможность полностью удаленного найма и более глубокой цифровизации кадровой политики.
 
 До 1 октября 2023 года из-за жесткого регулирования электронной доставки трудовые договоры, а также соглашения о выполнении работы (DPP) или трудовой деятельности (DPČ) всегда необходимо было по возможности подписывать лично. То же относится и к возможному расторжению договоров, где в случае односторонних действий закон требовал вручать их лично на рабочем месте, прежде чем разрешать электронную доставку. Это было связано с другими строгими условиями, зачастую невыполнимыми на практике.
 
«Поправка устраняет излишнюю бюрократию и позволяет компаниям вести административную работу с новыми сотрудниками исключительно в цифровой форме. Конечно, работодатель по-прежнему должен хранить подписанные бумажные оригиналы уже подписанных документов, но поправка дает компаниям возможность подписывать и передавать новые контракты в электронном виде, тем самым углубляя цифровизацию трудового законодательства», — объясняет Вейсада.
 
Электронная доставка в двух режимах
Трудовой кодекс делит акты трудового права на две категории с разными режимами доставки. В более мягкой категории, к которой сегодня относятся все двусторонние договоры и соглашения, обе стороны могут подписывать и передавать документы в электронном виде без существенных ограничений. Трудовой кодекс позволяет работнику отказаться от договора, заключенного в электронном виде, в течение семи дней, а оригинал должен быть отправлен на личный адрес электронной почты работника.
 
Под более строгий режим пересылки подпадают документы, утверждаемые в одностороннем порядке, такие как расторжение договора, немедленное аннулирование или начисление заработной платы. Работодатель может выбрать способ доставки этих документов: лично на рабочее место, где работник может быть легко доступен, по электронной почте или с помощью ящика данных («датовой схранки»). «Препятствием для использования ящиков данных является то, что даже спустя столько лет они не получили широкого распространения среди работников. К счастью, у работодателя есть выбор, какой канал связи выбрать. То, что теперь нет необходимости вручать уведомление только лично на рабочем месте, очевидно, является положительным моментом», — добавляет Вейсада, опираясь на свои практические наблюдения.
 
Искусственный интеллект помогает, но споры всегда будут решать живые юристы, считает Матейка
Для получения услуг по электронной почте необходимо соблюсти одно условие. «Компания должна получить от сотрудника согласие на электронную переписку. Сотрудник должен указать личный адрес электронной почты, отличный от адреса компании. Только будьте внимательны, это заявление должно быть сделано отдельно, оно не может быть частью какого-либо другого договора или согласия», — отмечает юрист. Письма считаются доставленными либо на основании подтверждения сотрудника о доставке, либо на 15-й день с даты доставки, если сотрудник не подтвердил доставку каким-либо образом.
 
Компании должны подписывать документы, отправляемые по электронной почте, признанной электронной подписью, то есть с помощью квалифицированного сертификата. Его использование может стоить несколько сотен крон в год, поэтому квалифицированные сертификаты стоит выдавать только представителям компании, которые подписывают контракты. Однако квалифицированные подписи пока не распространены в компаниях; более популярны платформы для подписи, где подписание одного документа обходится в десятки крон и не требует слишком большого администрирования.
 
Поправка более мягко относится к сотрудникам. Она позволяет им в одностороннем порядке подавать заявление об увольнении по электронной почте, если работодатель предоставит электронный адрес для отправки таких документов, или в ящик данных работодателя, куда работник может доставить документ даже без согласия. По мнению Вейсады, фикция доставки, когда документы считаются доставленными автоматически по истечении установленного законом срока, также не является большой проблемой для компаний: «Компании научились работать с ящиками данных, и с крупными компаниями больше не случается, чтобы что-то случайно задержалось в ящике данных или в электронном письме. Это может быть связано только с человеческим фактором, потому что электронные документы уже учтены в процессах».
 
В прошлом году PRK Partners особенно тщательно готовила своих клиентов к обязательным изменениям, несоблюдение которых чревато санкциями. В новом году компании начали изучать и другие возможности, открывающиеся благодаря поправкам в Трудовой кодекс. Для многих компаний привлекательно электронное заключение трудовых договоров, и они готовятся к проектам по цифровизации HR в новом году.
 
«Минимум, что мы рекомендуем клиентам сделать сейчас, — включить эти возможности хотя бы в процесс подбора персонала. Попросите у сотрудников ящик данных и подготовьте согласие на электронную доставку. Просто приготовьтесь к тому, что в будущем может наступить момент, когда компания захочет внедрить эти опции», — делится своим мнением Вейсада.
 
Для всех сотрудников, работающих удаленно, поправка также является приятной новостью, поскольку им больше не придется ездить в офис для подписания документов. А для компаний, которые работают исключительно виртуально, не имея физического представительства, поправка решает проблему ожидания компетентного лица, имеющего право подписывать документы. «Это даст значительную экономию при цифровизации HR, особенно для крупных компаний, имеющих несколько филиалов в Чехии или материнские компании за рубежом», — добавляет юрист.